INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
SPOLEČNOSTI ISHIHARA TRADING CO., s.r.o.
dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR)
I. Správce osobních údajů
Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o., IČO: 282 31 058, se sídlem Sázavská 914/8, Vinohrady, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 134034, telefonické spojení: +420 602 221 078, kontaktní e-mail: ishihara@itc-real.com, webové stránky http://www.itc-real.com/ (dále jen „Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o.“)
II. Obsah a účel dokumentu
Tento dokument poskytuje klientům Společnosti ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. informace o způsobu zpracování jejich osobních údajů a o právech s nimi souvisejících.
III. Rozsah zpracování osobních údajů
Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. zpracovává osobní údaje v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů Společnosti ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. poskytl v souvislosti s uzavřením vzájemného smluvního či jiného právního vztahu, nebo které Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. shromáždila jiným způsobem a zpracovává je v souladu s právními předpisy a k plnění zákonných povinností Společnosti ISHIHARA TRADING CO., s.r.o.
IV. Zdroje osobních údajů
Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. získává osobní údaje:
- přímo od subjektů údajů (poskytnutí údajů při přípravě smluv a souvisejících dokumentů a v souvislosti s realizací smluv, zejména v souvislosti se zprostředkováním nákupu nebo prodeje nebo pronájmu nebo podnájmu nemovitých věcí), a to při osobním kontaktu, telefonicky, písemně, e-mailem, SMS zprávou nebo jinými komunikačními prostředky;
- z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí apod.)
V. Kategorie dotčených osobních údajů
- identifikační a adresní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů – jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, rodinný stav, státní občanství, číslo identifikačního průkazu, IČO, DIČ, sídlo;
- kontaktní údaje – kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa;
- popisné údaje – bankovní spojení;
- další nezbytné údaje pro plnění smlouvy - informace o objednaných a poskytnutých službách, údaje o nemovitých věcech, jejichž prodej je zprostředkován, fotografie, na které je subjekt údajů zobrazen, údaje o průběhu smluvního vztahu, včetně vzájemné obchodní komunikace.
VI. Způsob a účel zpracování a ochrany osobních údajů a doba zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů provádí Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. ve svém sídle. Ke zpracování osobních údajů dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijala Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení nebo ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.
- Zpracování osobních údajů za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností
Kontaktní osobní údaje jsou prioritně zpracovávány za účelem vzájemné komunikace v souvislosti se zájmen o nabízené nemovité věci, konkrétní poptávku subjektu údajů a doprovodných službách např. informování o marketingových akcích Společnosti ISHIHARA TRADING CO., s.r.o.
Identifikační údaje jsou zpracovávány především v souvislosti s uzavřením smlouvy o zprostředkování prodeje nemovité věci, smlouvy o rezervaci nemovité věci a sepisu protokolu o prohlídce nemovité věci. Dále jsou výše specifikované osobní údaje používány k přípravě potřebné smluvní dokumentace, zejména smlouvy o smlouvě budoucí kupní, kupní smlouvy, smlouvy o úschově, návrhu na vklad do katastru nemovitostí, smlouvy o nájmu, smlouvy o převodu družstevního podílu apod. K tomuto účelu jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvaní vzájemného smluvního vztahu. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu, jak je uvedeno níže.
- Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů
Osobní údaje subjektu údajů jsou zpracovávány pro splnění povinností vyplývajících z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví a daňového práva a povinností vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních pro legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Doba, po kterou jsou údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které Společnosti ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. povinnost k jejich zpracovávání ukládají.
- Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů Společnosti ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. nebo třetí osoby
Oprávněným zájmem, pro který osobní údaje ze smluv a vzájemné komunikace Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. zpracovává je ochrana a prokázání práv a právních nároků Společnosti ISHIHARA TRADING CO., s.r.o., zejména z uzavřených smluv nebo způsobené újmy. K tomuto účelu jsou osobní údaje zpracovávány po dobu 4 let od ukončení smluvní spolupráce nebo od posledního vzájemného kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Délka této lhůty je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám s ohledem na to, že se o případném uplatněném nároku u soudu nemusí Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou.
VII. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám
K zajištění smluvních nebo zákonných povinností Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. spolupracuje s dalšími subjekty, kterým musí být osobní údaje zpřístupněny. Jedná se zejména o subjekty, které Společnosti ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. poskytují služby informačních technologií, databázové služby, účetní služby, daňové poradenství, právní služby. Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. nese odpovědnost za to, že ze strany příjemců osobních údajů nedojde ke zneužití jim zpřístupněných osobních údajů a že s nimi jsou sjednány závazky integrity a důvěrnosti osobních údajů v souladu s platnými právními předpisy. Osobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud Společnosti ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. takovou povinnost ukládá zákon.
VIII. Informace o dalších právech v oblasti ochrany osobních údajů
- Právo na přístup k osobním údajům
Jedná se o práva na potvrzení, zda Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. zpracovává osobní údaje subjektu údajů či nikoli. Pokud ano, má subjekt údajů právo na přístup ke zpracovaným osobním údajům a informacím o jejich zpracování.
- Právo na opravu osobních údajů
Jedná se o právo na opravu nepřesných osobních údajů nebo doplnění neúplných osobních údajů subjektu údajů.
- Právo na výmaz osobních údajů
V případech stanovených zákonem nebo uvedených v čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo požadovat, aby Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. bez zbytečného odkladu vymazala jeho osobní údaje.
- Právo na omezení zpracování osobních údajů
V případech uvedených v čl. 18 GDPR má subjekt údajů právo požadovat, aby Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. omezila zpracování jeho osobních údajů.
- Právo na přenositelnost osobních údajů
Za podmínek uvedených v čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo získat své osobní údaje a předat je jinému správci. Je-li to technicky proveditelné, má právo požadovat přímo předání jinému správci.
- Právo vznést námitku
V případech, kdy Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. zpracovává osobní údaje pro účely oprávněných zájmů, má subjekt údajů právo vznést námitku proti takovému zpracování a pak nadále Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. nebude osobní údaje zpracovávat, pokud její oprávněný zájem nebo právo nebude převažovat na zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů. Pokud je oprávněným zájmem přímý marketing, pak má vznesení námitky vždy za následek ukončení dalšího zpracování osobních údajů pro účely marketingu.
- Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, je oprávněn:
- požádat Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. o vysvětlení;
- požadovat, aby Společnost ISHIHARA TRADING CO., s.r.o. odstranila takto vzniklý stav, zejména se může jednat o provedení opravy, doplnění nebo vymazání osobních údajů;
- podat stížnost Úřadu na ochranu osobních údajů;
- podat občanskoprávní žalobu k soudu a domáhat se soudní ochrany.
Toto znění je účinné od 25. 5. 2018.
